Précisions sur la transmission électronique des actes soumis à enregistrement et à publicité hypothécaire

Depuis le 1er avril 2014, les fonctionnaires instrumentants peuvent présenter les actes authentiques à la formalité de l?enregistrement et à la publicité hypothécaire de manière électronique. Plusieurs adaptations sont aujourd?hui apportées à l?arrêté royal du 14 mars 2014 qui a instauré cette possibilité, afin d?y intégrer quelques ajustements dont la pratique a montré la nécessité.

Numéro de répertoire

Plusieurs dispositions de l'AR de 2014 sont adaptées afin de tenir compte de la nécessité de mentionner le numéro de répertoire lors de certaines opérations.
Ainsi, lorsque le fonctionnaire instrumentant présente son acte à l'enregistrement de manière dématérialisée, il doit transmettre électroniquement une expédition de l'acte avec mention du numéro de répertoire (art. 2 de l'AR du 14 mars 2014). Il en va de même dans les différents cas d'envoi électronique de l'acte en vue de l'exécution de la publicité hypothécaire (demande de transcription, d'inscription, de radiation d'une inscription ou de mention marginale ; art. 3 de l'AR du 14 mars 2014).

Copie de la relation de l'enregistrement

En vertu de l?article 171 du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, toute expédition, copie ou extrait d'un acte authentique civil ou judiciaire assujetti à la formalité d'enregistrement (ou qui en est dispensé par le Roi sous certaines conditions) doit, sous peine d'une amende de 25 euros, contenir la copie de la relation de l?enregistrement ou de la mention du paiement à effectuer.

L'AR du 14 mars 2014 prévoit déjà que cette obligation ne s?applique pas lorsqu'une expédition d'un acte est dressée en vue de sa présentation à la formalité de l'enregistrement. Aujourd'hui, le gouvernement précise qu'une dérogation similaire est accordée pour :

les copies d?actes authentiques qui ont été préalablement présentées à l'enregistrement de manière dématérialisée ;

les expéditions ou copies de certains actes authentiques dans le cas d?une demande de transcription, d?inscription, de radiation d'une inscription ou de mention marginale en vue de l'exécution de la publicité hypothécaire. Il s?agit des autres actes authentiques passés devant le même fonctionnaire instrumentant et qui sont à joindre lors de la présentation à l?opération concernée (y compris en vertu d'une disposition légale ou règlementaire).

Métadonnées à transmettre

L'annexe de l'AR de 2014 dresse la liste des métadonnées à transmettre lors d'une présentation dématérialisée à l'enregistrement. Quelques précisions y sont aujourd'hui apportées.

Ainsi, dans le cas d'une succession vacante, la personne décédée doit être elle-même considérée comme partie. Parallèlement, en cas d'acquisition d'un bien immeuble en tant que remploi anticipé, l'époux intervenant est également considéré comme partie.
Cette qualité de partie à l'acte juridique implique que leurs nom, prénoms et numéro de registre national (ou numéro de registre bis) doivent figurer parmi les métadonnées transmises (point I.C de l?annexe à l'AR du 14 mars 2014).

Par ailleurs, il est désormais requis de transmettre certaines métadonnées dans le cadre des actes de fusion et de scission de personnes morales. En effet, sont désormais considérées comme parties à l'acte juridique (nouveau point IIIbis de l'annexe) :

dans un acte d'une personne morale absorbée dans le cadre de la fusion ou de la scission : cette personne morale et chaque personne morale absorbante existante ou nouvellement constituée ;

dans un acte d'une personne morale absorbante ou constituée dans le cadre de la fusion ou de la scission : cette personne morale et chaque personne morale absorbée par elle ;

pour la transmission au bureau de la conservation des hypothèques : toutes les personnes morales existantes concernées dans l'opération et les nouvelles personnes morales qui sont constituées lors de l?opération.

Puisque ces personnes morales sont désormais considérées comme parties à l'acte, leur dénomination sociale (ou nom), leur forme juridique ainsi que leur numéro d'entreprise (ou, pour les personnes morales nouvellement constituées, l'adresse du siège et le cas échéant du siège statutaire) doivent désormais figurer parmi les métadonnées transmises lors d'une présentation dématérialisée à l'enregistrement.

Entrée en vigueur

Ces précisions entrent en vigueur le 1er janvier 2017.

Source: Arrêté royal du 3 août 2016 modifiant l'arrêté royal du 14 mars 2014 portant réglementation de la présentation à la formalité de l'enregistrement et à la publicité hypothécaire d'actes de certains fonctionnaires instrumentants, M.B., 15 décembre 2016

Voir également
Code des droits d?enregistrement, d?hypothèque et de greffe, M.B., 1er décembre 1939

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