Deeltijdse arbeid: complexe regels. Bent u zeker dat u ze toepast?

Veel bedrijven hebben deeltijdse werknemers, maar zijn zich niet bewust van de risico’s die het systeem inhoudt. De wetgeving is (overdreven) complex en veel werkgevers passen deze slecht toe in de praktijk.

Schriftelijke arbeidsovereenkomst is verplicht

Een deeltijdse arbeidsovereenkomst moet op papier worden gezet. De deeltijdse arbeidsregeling en het deeltijdse werkrooster moet vermeld worden in het document.
Dit impliceert niet dat het werkrooster of de arbeidsregeling altijd vast moet zijn. Flexibiliteit blijft mogelijk, zij het onder voorwaarden.
Deze verplichting geldt ook voor deeltijdse werknemers ingevolge tijdskrediet of thematisch verlof.
Indien er geen schriftelijke deeltijdse arbeidsovereenkomst bestaat, heeft de werknemer de keuze : hij kan het meest gunstige werkrooster kiezen. Een voltijds loon kan hij evenwel niet vragen.

Arbeidsduur

Er zijn twee minima die men moet respecteren :
- De minimumduur per prestatie is minstens 3 uur en dit ononderbroken. Een werknemer mag dus niet 2 uur werken op een dag. ('s Nachts wordt dit zelfs 6 uur)
- De wekelijkse minimumduur is minstens 1/3de van de voltijdse arbeidsduur (meestal dus 13 uur per week)
Afwijkingen zijn mogelijk en moeten soms via een ingewikkelde procedure worden ingevoerd, bvb. :

 A. Afwijkingen op de wekelijkse minimumgrens (1/3de)
o Voor specifieke functies, bvb. sommige personeelsleden in de openbare sector
o Occasionele werknemers, sommige werknemers uit de sociaal-culturele sector, sommige studenten, seizoensarbeiders
o Schoonmakers van bedrijfslokalen met een vast werkrooster
o Werknemers die minstens 4 uur op een dag werken mits naleving van bijzondere voorwaarden
o Specifieke  afwijkingen in bepaalde sectoren : bvb. textiel, voedingsnijverheid, schoonmaak, vervoer, warenhuizen, welzijnssector, soms onder zeer specifieke voorwaarden

 B. Afwijkingen op de minimumgrens per prestatie (3 uur)
o Specifieke functies : handelsvertegenwoordigers, thuiswerkers, leidinggevenden, enz.
o Sommige personeelsleden in de openbare sector of het onderwijs
o Occasionele werkers of sommige werknemers uit de sociaal-culturele sector
o Schoonmakers van bedrijfslokalen
o Sommige sectoren : bvb. textiel, schoonmaak, vervoer, welzijnssector, soms onder zeer specifieke voorwaarden

Bekendmaking werkroosters

Vaste werkroosters dienen niet bekendgemaakt te worden aangezien ze steeds duidelijk zijn en in de arbeidsovereenkomst vermeld staan. Ze dienen dan wel gerespecteerd te worden.
Variabele werkroosters moeten op twee manieren bekend gemaakt worden :
- Aan de individuele werknemer door ze minstens 5 dagen op voorhand mee te delen
- Collectief door 'aanplakking'
Bovendien dienen berichten 1 jaar bewaard te worden door de werkgever.
Daarnaast dienen alle werkroosters in het arbeidsreglement opgenomen te worden en de arbeidsovereenkomst moet altijd onmiddellijk ter beschikking zijn.

Afwijkingsdocumenten

Als het niet mogelijk is om de werkroosters toe te passen en er omwille van welke reden dan ook moet van afgeweken worden, bvb. omwille van noodwendigheden van het bedrijf, dienen deze afwijkingen opgenomen te worden in een afwijkingsdocument dat steeds correct bijgehouden moet worden en ter beschikking van de inspectiediensten moet zijn.
Het afwijkingsdocument ('controledocument') dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten, bvb. de naam van de werknemer en de concrete afwijking. Een prikklok kan dit soms vervangen.

Zware sancties 

Het niet naleven van de maatregelen stelt de werkgever bloot aan sancties (strafrechtelijke sancties, (administratieve) geldboetes en bijbetalingen en regularisaties).
Een deeltijdse werknemer waarvoor de werkgever de verplichtingen niet heeft nageleefd kan beschouwd worden als een voltijdse werknemer (tenzij het kan weerlegd worden, maar dat is niet eenvoudig).
Het gevolg kan zijn dat de RSZ bijdragen kan innen op een voltijds loon en dit gedurende meerdere jaren.

Conclusie

Deeltijdse arbeid houdt grote risico's in. De wetgeving is complex en er zijn veel formaliteiten en beperkingen. Hierboven geven wij een samenvatting van de regels, maar deeltijdse werknemers in dienst heeft of wenst te nemen, is het belangrijk u grondig te adviseren op basis van de concrete situatie.

Auteur: Mario Van Essche - Advocaat